Een evaluatie wordt vaak aan het einde van een opdracht uitgevoerd, maar een tussentijdse evaluatie kan heel nuttig zijn om te laten merken dat je tevreden bent en om de relatie te versterken, of juist om te laten weten dat je niet tevreden bent en de opdrachtnemer voor het einde van de opdracht de kans te geven beter te presteren. Een evaluatie kan gaan over de contractprestaties (SLA, KPI’s, etc.) of over softere elementen ten aanzien van de relatie. Hoewel veel mensen evaluaties liever vermijden, is het een zeer gewaardeerde en nuttige activiteit.
Evaluaties bestaan er in vele vormen en maten. We hebben twee checklists opgesteld die je helpen bij het uitvoeren van een evaluatie:
De eerste checklist bevat vragen die betrekking hebben op het presteren van de leverancier. Als de prestatie niet conform verwachting is dan maak je verbeterafspraken. Deze kun je borgen op het tweede tabblad in de checklist.
Checklist leveranciersevaluatie
De tweede checklist evalueert het opdrachtgeverschap. De meest optimale vorm van samenwerking is een partnership waarbij de partners elkaar optimaal aanvoelen en aanvullen. Daarom is het van belang om niet alleen als opdrachtgever de leverancier te evalueren, maar ook andersom.
Checklist evaluatie opdrachtgever
Samen met de leverancier maak je afspraken over hoe en met welke frequentie je de evaluaties uit gaat voeren. Bij voorkeur benoem je de evaluatie al in de aanbestedingsstukken.
Controleer regelmatig de status en de kwaliteit van de uitvoering van de dienst, het werk of de levering. Bespreek op een constructieve manier de voortgang met de leverancier en borg gemaakte afspraken. Het is belangrijk om tijdig bij te sturen indien nodig.
Dit vereist een actieve houding van de contractmanager.